L'hot desking è una pratica di lavoro sempre più diffusa in molte aziende improntate ad un approccio moderno verso il mondo del lavoro. Questa modalità consiste nell'assegnazione di postazioni di lavoro flessibili ai dipendenti, che possono utilizzarle solo per il periodo di tempo necessario.
Vantaggi dell'hot desking
L'hot desking è una soluzione ideale per le aziende che cercano di ottimizzare lo spazio disponibile in ufficio e di ridurre i costi di gestione. Inoltre, l'impiego degli spazi comuni in un'ottica "agile", offre ai dipendenti un ambiente di lavoro più dinamico e stimolante, aumentandone anche l'efficienza generale.
Flessibilità, collaborazione e riduzione dell'impatto ambientale
Uno dei principali vantaggi dell'hot desking è la flessibilità. I dipendenti possono scegliere la postazione di lavoro più adatta alle loro esigenze, in base alle attività che devono svolgere durante la giornata. In questo modo, possono lavorare in un ambiente più confortevole e produttivo, migliorando la loro efficienza e la qualità del lavoro svolto.
Inoltre, l'hot desking offre la possibilità di lavorare in un ambiente più collaborativo e creativo. Lavorando a stretto contatto con colleghi di altri reparti diventa più semplice condividere conoscenze e idee. Questo favorisce la creazione di un clima lavorativo molto più coinvolgente e vivace, che può portare a nuove idee e progetti innovativi.
L'hot desking è anche una soluzione ideale per le aziende che cercano di ridurre l'impatto ambientale delle loro attività. Grazie alla flessibilità delle postazioni di lavoro, è possibile in prima istanza diminuire il consumo di energia elettrica, oltre che consumabili da ufficio spesso sfruttati spesso in maniera errata o poco attenta.
Criticità che può presentare l'hot desking
Tuttavia, l'hot desking può anche risultare difficile da applicare, in alcuni contesti. Non tutti i dipendenti potrebbero accettare di buon grado l'idea di non avere una postazione di lavoro fissa, senza perciò poter personalizzare il proprio ambiente di lavoro e creare un senso di appartenenza ad un determinato gruppo di lavoro.
L'hot desking potrebbe creare problemi di privacy e di sicurezza, soprattutto se i dipendenti devono condividere computer e altre risorse e la difficoltà di trovare un posto libero.
Hot desking: come risolvere le difficoltà e migliorare la produttività dei dipendenti
Per minimizzare questi rischi, le aziende che adottano l'hot desking devono prevedere una serie di regole e procedure chiare e trasparenti. Ad esempio, potrebbero essere previste postazioni di lavoro riservate per alcuni dipendenti, come i manager o i lavoratori che hanno a che fare con dati sensibili .
Un ulteriore passo verso l'ottimizzazione dell'hot desking aziendale potrebbe essere quello di adottare un sistema di prenotazione dei posti di lavoro per evitare il caos, creare spazi dedicati alle chiamate e alle riunioni private e fornire cuffie con cancellazione del rumore per ridurre le distrazioni.
Infine, è importante promuovere una cultura aziendale che favorisca la collaborazione e la condivisione delle risorse, in modo da rendere l'hot desking un'esperienza positiva e produttiva per tutti.
XCALLY e la funzione Hot Desk
XCALLY, il software per la gestione omnicanale dei contact center, permette di attivare la funzione Hot Desk: gli agenti che condividono la stessa scrivania durante turni diversi, potranno utilizzare lo stesso telefono esterno.
L'agente sarà in grado di effettuare il login, il logout, la messa in pausa/ripristino dalla Interfaccia Web.
L'amministratore dovrà impostare la tipologia Agent come "Esterno" e abilitare la funzione "Hot Desk" (disponibile dalla versione 2.0.77 di XCALLY Motion) per l'agente specifico: quando questa opzione è attivata, al momento del login l'agente potrà selezionare con quale dei telefoni registrati disponibili desidera essere associato.
Il telefono sarà associato all'Agente fino al suo logout da Motion.
La funzione di hot desking è stata co-sponsorizzata da Nautilus Network, il nostro partner XCALLY a Singapore.
